Thủ tục chốt sổ BHXH

Theo quy định, khi người lao động trong đơn vị nghỉ việc, người sử dụng lao động cần thực hiện các thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) để báo cáo với cơ quan bảo hiểm. Thực tế, việc chốt sổ BHXH được thực hiện khá đơn giản qua mạng hoặc tại các cơ quan bảo hiểm nhưng nhiều người lại chưa biết cách thực hiện tđúng. Để giải quyết vấn đề này, Blog Codon.vn mời bạn tham khảo bài viết chia sẻ thủ tục chốt sổ BHXH nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật dưới đây.

Chốt sổ BHXH có cần nộp sổ không? Chia sẻ thủ tục chốt sổ BHXH tự nguyện mới nhất

* Danh mục từ viết tắt

- NLĐ: Người lao động

- NSDLĐ: Người sử dụng lao động

- BHXH: Bảo hiểm xã hội

- HĐLĐ: Hợp đồng lao động

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì? Ai có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội?

- Theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 và Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì chốt sổ BHXH được hiểu là việc xác nhận thời gian đã tham gia BHXH của NLĐ khi người này không còn làm việc tại một doanh nghiệp, đơn vị nào đó.

- Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.

2. Thủ tục chốt sổ BHXH mới nhất

Bước 1. Báo giảm lao động trước khi chốt sổ BHXH

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, để chốt sổ BHXH, trước hết NSDLĐ phải tiến hành báo giảm lao động.

* Thứ nhất, chuẩn bị hồ sơ báo giảm lao động

Hồ sơ báo giảm lao động gồm có:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

- Thẻ BHYT của NLĐ còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).

* Thứ hai, nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH

NSDLĐ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến BHXH cấp quận/huyện hoặc BHXH cấp tỉnh nơi đang tham gia BHXH cho NLĐ.

* Thứ ba, xác nhận báo giảm thành công

Sau khi báo giảm lao động thành công, NSDLĐ tiến hành thủ tục chốt sổ BHXH.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 2022 qua mạng, trực tiếp

Bước 2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội

* Thứ nhất, chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH

Hồ sơ chốt sổ BHXH cần chuẩn bị gồm:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

- Sổ bảo hiểm xã hội của NLĐ;

- Các giấy tờ thể hiện việc chấm dứt HĐLD như: quyết định chấm dứt HĐLĐ, HĐLĐ đã hết hạn, quyết định cho nghỉ việc,...(01 bản sao);

- Công văn chốt sổ của NSDLĐ.

Chú ý: Hợp đồng lao động (HĐLĐ) được hiểu là văn bản thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về các vấn đề liên quan đến điều kiện lao động, chế độ lương thưởng, trách nhiệm của mỗi bên trong quan hệ lao động. Để hiểu rõ hơn về khái niệm, các loại hợp đồng lao động phổ biến, mới bạn tham khảo định nghĩa chi tiết trên wikipedia.org thông qua bài viết này .

* Thứ hai, nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH

- NSDLĐ nộp hồ sơ chốt sổ BHXH cho NLĐ tại BHXH cấp quận/huyện hoặc BHXH cấp tỉnh nơi đang tham gia BHXH.

- Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.

* Thứ ba, cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH

- Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ thì cơ quan BHXH tiến hành xác nhận, làm thủ thục chốt sổ BHXH cho người lao động.

- Thời hạn chốt sổ BHXH: không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ NSDLĐ.

Bước 3. Trả sổ BHXH đã chốt cho NLĐ

Sau khi nhận được sổ BHXH đã chốt từ cơ quan BHXH, công ty trả sổ BHXH cho người lao động: Có thể trả trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ mà người lao động đã cung cấp. 

3. Thời điểm phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động?

Theo Điều 48 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì thời điểm doanh nghiệp phải chốt sổ BHXH như sau:

- Trường hợp thông thường: 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.

- Trường hợp đặc biệt: tối đa 30 ngày làm việc.

+ Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động;

+ NSDLĐ thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Tìm hiểu thời gian chốt sổ BHXH cho người lao động

Thông thường, sau khi chốt sổ bảo hiểm xã hội, quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động sẽ bị tạm ngưng và được đóng lại khi người lao động làm việc tại đơn vị mới. Việc tạm ngưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các chế độ mà người lao động được hưởng từ bảo hiểm xã hội. Thông tin chi tiết về vấn đề này, nội dung bài cách tính BHXH sẽ rất hữu ích với bạn.

4. Mức phạt khi không chốt sổ BHXH cho người lao động

Theo Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì NSDLĐ không chốt và trả sổ BHXH cho người lao động sẽ bị xử phạt như sau:

- NSDLĐ là cá nhân: phạt tiền từ 2 triệu - 4 triệu khi vi phạm đối với 1 NLĐ, mức phạt tối đa là 75 triệu đồng.

- NSDLĐ là tổ chức: phạt tiền từ 4 triệu - 8 triệu khi vi phạm đối với 1 NLĐ, mức phạt tối đa là 150 triệu đồng.

5. Công ty không chốt sổ BHXH phải làm thế nào?

Nhiều trường hợp NLĐ đã nghỉ việc từ lâu mà công ty vẫn không làm thủ tục chốt sổ BHXH. Trường hợp này, NLĐ cần khiếu nại về việc không chốt sổ BHXH.

Theo Điều 118 Luật bảo hiểm xã hội 2014 và Nghị định 24/2018/NĐ-CP thì:

- NLĐ có thể gửi khiếu nại lần 1 đến công ty về việc không chốt sổ BHXH.

- Nếu công ty không giải quyết hoặc NLĐ không đồng ý với cách giải quyết đó thì gửi khiếu nại lần 2 đến Chánh Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính.

Ngoài ra, NLĐ cũng có thể gửi đơn khởi kiện đến Tòa án nhân dân cấp quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu giải quyết nếu đã hết thời hạn giải quyết thời hạn khiếu nại lần 1 mà không có kết quả hoặc không đồng ý với kết quả đó.

6. Những câu hỏi liên quan về việc chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

6.1. Có phải nộp sổ BHXH cho công ty để chốt sổ không?

Xin hỏi: Tôi đang giữ sổ BHXH của mình. Tháng 4/2022 tôi nghỉ việc ở công ty thì tôi có phải nộp sổ BHXH cho nhân sự để chốt sổ không. Hay là nhân sự tự có trách nhiệm đi chốt sổ vậy?

Trả lời.

- Anh/chị phải nộp sổ BHXH cho công ty để công ty chốt sổ.

- Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH thì hồ sơ chốt sổ BHXH cần có sổ BHXH. D đó, khi anh/chị đang giữ sổ BHXH của mình thì phải nộp cho công ty khi nghỉ việc để công ty làm thủ tục chốt sổ.

6.2. Công ty đang nợ tiền đóng BHXH thì có chốt sổ BHXH được không?

Công ty nợ tiền đóng BHXH thì vẫn có thể chốt sổ BHXH.

Tuy nhiên, trên thực tế, NSDLĐ cố tình nợ tiền đóng BHXH sẽ làm ảnh hưởng đến việc xác nhận thời gian tham gia BHXH của người lao động, mất nhiều thời gian, thậm chí là không chốt được sổ.

Trên đây là thông tin về thủ tục chốt sổ BHXH mà chuyên mục Bảo hiểm của Codon.vn tổng hợp được. Tham gia vào thị trường lao động, bạn cần nắm được các thông tin này để thực hiện đúng quy định. Ngoài ra, nếu là đối tượng bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội theo quy định, bạn đọc cần nắm được mức đóng BHXH bắt buộc tối thiểu, tối đa để hiểu về số tiền cần đóng bảo hiểm hàng tháng và lựa chọn mức đóng phù hợp với thu nhập của bản thân.