Các từ được viết tắt trên hóa đơn

Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ quan trọng, các thông tin trên hóa đơn đều phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể, minh bạch. Tuy nhiên trong một số trường hợp có những thông tin quá dài thì được phép viết tắt. Các từ viết tắt trên hóa đơn phải được tuân theo quy định của pháp luật.

Chi tiết danh mục những từ được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy

1. Hóa đơn là gì?

Tại Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn: hóa đơn được hiểu là chứng từ được lập khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn sẽ do người bán lập ra theo luật định.

- Các loại hóa đơn: hóa đơn được chia thành 03 loại:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Hóa đơn bán hàng.

+ Hóa đơn khác.

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí....

- Nội dung có trên hóa đơn: theo quy định tại Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC những nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy đó là:

(1) Tên loại hóa đơn.

(2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

(3) Tên liên hóa đơn.

(4) Số thứ tự hóa đơn.

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua

(6) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ

(7) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

(8) Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Ngoài những thông tin bắt buộc nêu trên, người lập hóa đơn, tổ chức kinh doanh có thể thêm những nội dung khác nhưng không được trái với quy định của pháp luật, không làm mất/mờ/nhòe những thông tin bắt buộc.

Chú ý: Để có thể hiểu rõ về định nghĩa, nội dung và cách sử dụng, ghi nhận hóa đơn tại Việt Nam và các nước trên thế giới, bạn đọc có thể xem thêm thông tin trong bài viết này trên wikipedia.org.

2. Các từ được viết tắt trên hóa đơn.

2.1. Danh mục từ được viết tắt.

Trên hóa đơn phải thể hiện rất nhiều những thông tin khác nhau và những thông tin bắt buộc phải được trình bày, thể hiện trên cùng một mặt giấy. Do đó, trong một số trường hợp thì cần phải sử dụng những từ viết tắt.

Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC và Khoản 9.2 Mục 9 Công văn 1839/TCT-CS năm 2014, các từ được phép viết tắt trên hóa đơn gồm:

- Đối với tên gọi địa giới hành chính:

+ "Phường" viết tắt thành "P"

+ "Quận" viết tắt thành "Q"

+ "Xã" viết tắt thành "X"

+ "Huyện" viết tắt thành "H"

+ "Thị xã" viết tắt thành "TX"

+ "Thành phố" viết tắt thành "TP".

+ "Việt Nam" viết tắt thành "VN".

- Đối với loại hình công ty:

+ "Cổ phần" viết tắt thành "CP"

+ "Trách nhiệm Hữu hạn" viết tắt thành "TNHH"

+ "Khu công nghiệp" viết tắt thành "KCN"

+ "Sản xuất" viết tắt thành "SX"

+ "Chi nhánh" viết tắt thành "CN"'

- Ví dụ: Công ty Cổ phần X-Media có địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là Số 244A Lê Trọng Tấn, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam thì hóa đơn xuất cung cấp dịch vụ có thể viết tắt là: Số 244A Lê Trọng Tấn, P. Khương Mai, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội, VN.

2.2. Lưu ý khi viết tắt trên hóa đơn.

- Tại phần tiêu thức "tên, địa chỉ" của người bán/người mua quá dài => sẽ được viết tắt.

- Khi sử dụng các từ được viết tắt theo quy định của pháp luật thì cần phải đảm bảo cho việc đưa các thông tin như: số nhà, tên đường, phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

=> Điều này sẽ tránh được tình trạng có sự nhầm lẫn trong cách tiếp cận thông tin cũng như làm sai lệch thông tin của các bên, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong quá trình thực hiện giao dịch.

Có được viết tắt MTV trên hóa đơn không? Quy định về những từ không được viết tắt trên hóa đơn theo Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015

Chú ý: Ngày 17/09/2021, Bộ tài chính ban hành thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế, bao gồm cả việc sử dụng hóa đơn điện tử tại các tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước. Chi tiết lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư này đã được Codon.vn chia sẻ, mời bạn đọc tham khảo, tìm hiểu.

3. Câu hỏi liên quan.

3.1. Trường hợp không được viết tắt trên hóa đơn?

Tại Khoản 3 Điều 18 Luật kế toán 2015 quy định về trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn đó là: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán.

- Yêu cầu khi viết nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán:

+ Đối với nội dung này, phải được viết đầy đủ, rõ ràng, mạch lạc không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa.

+ Phải dùng bút mực để viết, giữa các chữ và các số viết phải liên tục, không được ngắt quãng, đối với các chỗ trống thì phải gạch chéo.

+ Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải gạch chéo vào chứng từ viết sai và hủy bỏ chứng từ đó.

Nếu vi phạm những quy định của pháp luật về viết tắt, tẩy xóa hóa đơn... thì có thể sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Nội dung này đã được Codon.vn đề cập tại bài viết: "Mức phạt do tẩy xoá hoá đơn" mời bạn đọc cùng theo dõi. 

3.2. Sai cách viết tắt trên hóa đơn thì bị xử lý thế nào?

Tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối với những trường hợp viết sai hoặc không áp dụng đúng các quy tắc khi viết tắt trên hóa đơn dẫn đến có sự sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST của người mua thì được xử lý như sau:

- TH1: Hóa đơn đã được lập và chưa được giao cho người mua => Người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

- TH2: Hóa đơn đã được lập + giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa/cung cấp dịch vụ; người bán và người mua chưa kê khai thuế => Phải hủy bỏ, các bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

- TH3: Hóa đơn đã được lập + giao hóa đơn, hàng hóa/cung cấp dịch vụ cho người mua + 2 bên đã kê khai thuế => Các bên lập biên bản + người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Lưu ý: Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp trên cả nước bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Các kế toán cần nắm chắc quy định pháp luật về việc tạo lập, phát hành hóa đơn điện tử và xử lý sai sót khi phát hiện lỗi. Chi tiết về vấn đề này, bạn đọc có thể xem thêm trong bài viết chia sẻ quy định về xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập của chúng tôi.

Như vậy, chuyên mục Pháp luật Thuế của Codon.vn đã chia sẻ cho bạn chi tiết danh mục các từ được viết tắt trên hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Kế toán bên bán khi lập hóa đơn cần phải tuân thủ, lưu ý những thông tin, nội dung, hình thức theo luật định. Đặc biệt là những từ được viết tắt hoặc không được viết tắt nhằm tránh những nhầm lẫn, những rủi ro trong quá trình thực hiện giao dịch.

Không chỉ vậy, hiện nay có rất nhiều trường hợp sử dụng hóa đơn không đúng theo quy định của pháp luật và để Phân biệt sử dụng hoá đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hoá đơn bạn đọc có thể tham khảo tại đây.