Các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Khoản 3, Điều 59, nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020 của chính phủ đã quy định chi tiết về thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ. Sau đây là các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123 mà các doanh nghiệp cần nắm được.

Thông tin về nghị định 123 về hóa đơn điện tử và những điều cần lưu ý khi áp dụng

1. Hóa đơn điện tử là gì?

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Theo đó, người lập là tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ghi nhận các thông tin về việc bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử.

- Hóa đơn điện tử gồm loại có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Việc áp dụng hóa đơn điện tử là một trong rất nhiều nỗ lực của chính phủ để hiện thực hóa mục đích ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của chính phủ. Để hiểu rõ hơn khái niệm, cách thức phân loại, hình thức hoạt động của dịch vụ này, bạn đọc có thể tham khảo định nghĩa chi tiết trên wikipedia.org qua bài viết này.

2. Các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

2.1. Thời điểm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Theo Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.

- Khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 thì áp dụng trước ngày 1/7/2022.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022.

Quy định về thời điểm bắt buộc hóa đơn điện tử theo theo nghị định 123

Về lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã ban hành thông tư 78/2021/TT- BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định 123. Để hiểu rõ, nắm bắt nhiều thông tin hơn về các giai đoạn triển khai hóa đơn điện tử theo nghị định này, bạn đọc có thể tham khảo bài viết "Hướng dẫn lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử" do Codon.vn tổng hợp.

2.2. Loại hóa đơn điện tử và đối tượng sử dụng

Theo Điều 13 Nghị định 123 và Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, đối tượng sử dụng các loại hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

(1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử này là:

- DN, tổ chức kinh tế bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp dùng hóa đơn có mã, hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đảm bảo các điều kiện:

+ Quy mô doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của DN siêu nhỏ;

+ Và phải thực hiện chế độ kế toán, nộp thuế theo phương pháp kê khai.

(2) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử này là:

- DN kinh doanh trong lĩnh vực: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy

- DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử. Ngoài ra, có xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

(3) Hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh là:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện dùng hóa đơn có mã hoặc không mã nhưng cần có hóa đơn giao cho khách.

- DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách.

2.3. Nội dung của hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123, hóa đơn điện tử có những nội dung cơ bản sau đây:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

2. Tên liên hóa đơn => Áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

3. Số hóa đơn.

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

6. Thông tin hàng hóa, dịch vụ, bao gồm:

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;

- Nội dung về thuế GTGT: Thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT...

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

8. Thời điểm lập hóa đơn.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và nội dung khác liên quan (nếu có).

12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Ngoài ra, tùy từng trường hợp mà hóa đơn điện tử có thể có thêm các thông tin như:

- Thông tin thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

- Thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Chi tiết nghị định 123 về hóa đơn điện tử, nội dung hợp lệ

2.4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 15 Nghị định 123 quy định cụ thể về vấn đề đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

* Nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Cá nhân, tổ chức sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123.

* Nơi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Tùy từng trường hợp khác nhau mà cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng đăng ký hóa đơn điện tử đăng ký tại những địa điểm sau:

- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Áp dụng với DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn.

- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác: Áp dụng với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Áp dụng với DN là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế .

=> Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký: Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Kể từ thời điểm được chấp thuận => Cá nhân, tổ chức phải:

+ Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đây;

+ Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

2.5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Theo Điều 7 Nghị định 123, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy được quy định như sau:

- Trường hợp được chuyển đổi

+ Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra;

+ Theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

- Yêu cầu khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy: Đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.

- Giá trị pháp lý của hóa đơn giấy khi chuyển đổi

Hóa đơn giấy: Không có hiệu lực để giao dịch/thanh toán, chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi.

=> Không áp dụng với trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

2.6. Doanh nghiệp không phải báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn

Nghị định 123 không quy định về việc doanh nghiệp phải báo cáo về tính hình sử dụng hóa đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp thực hiện:

- Đối với hóa đơn có mã: gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã;

- Đối với hóa đơn không có mã: chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã lên có quan thuế.

Nghị định 123, Thông tư 78 quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ

2.7. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo Khoản 7 Điều 4 Nghị định 123, được hướng dẫn bởi Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:

- Bên thứ 3 nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Có quan hệ liên kết với người bán;

+ Là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử;

+ Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

- Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

- Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh việc áp dụng Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, năm 2022, chính phủ đã ban hành nghị định 15/2022/NĐ-CP, quy định chính sách miễn, giảm thuế GTGT cho các hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT 10%. Để nắm được chi tiết nội dung của nghị định về mức giảm thuế, các nhóm hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế và nhiều thông tin khác, bạn có thể tìm đọc nội dung bài viết chia sẻ Nghị định 15/2022 giảm thuế GTGT của Codon.vn.

3. Câu hỏi liên quan

3.1. Doanh nghiệp dùng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế?

Để xác định doanh nghiệp dùng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế thì phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể. Bạn đọc xem tại mục 2.2. để biết thêm chi tiết.

3.2. Việc dùng cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đang dùng cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo quy định cũ. Khi áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì có được dùng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

- Hiện tại, doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn cũ bình thường.

- Tuy nhiên khi DN đăng ký dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và nhận được thông báo chấp nhận việc sử dụng dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123; theo Điều 15 Nghị định 123, doanh nghiệp phải:

+ Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đây;

+ Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.

Như vậy, Blog Codon.vn đã chia sẻ cho bạn đọc các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý những vấn đề nêu trên để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.