Thực tập sinh nhân sự là gì? Công việc của thực tập sinh nhân sự?

Khi mà chất lượng nguồn nhân lực ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm, đầu tư thì việc làm tuyển dụng, nhân sự cũng ngày càng trở nên hấp dẫn, đa dạng. Các công ty, tổ chức đều muốn có những chuyên gia xuất sắc có thể tìm kiếm và giữ chân nhân tài. Trước thực tế như vậy, không chỉ các bạn học đúng chuyên ngành quản trị nhân sự, quản lý nguồn nhân lực... mà nhiều bạn học trái ngành, có đam mê cũng đều lựa chọn trở thành thực tập sinh nhân sự rồi tìm kiếm các cơ hội xin việc nhân viên, chuyên viên nhân sự.

Thực tập sinh hành chính nhân sự: Khái niệm, mô tả công việc, cơ hội thăng tiến

I. Thực tập sinh nhân sự là gì?

Thực tập sinh nhân sự (tên tiếng Anh là HR Intern/HR Trainee) là người làm việc trong bộ phận nhân sự của các công ty dưới sự quản lý, giám sát trực tiếp của người quản lý nhân sự (thường là chuyên viên tuyển dụng hoặc trưởng phòng nhân sự)

Thực tập sinh hành chính nhân sự có thể là sinh viên các chuyên ngành liên quan đi thực tập theo chương trình đào tạo bắt buộc hoặc là các bạn mới tốt nghiệp, muốn bắt đầu từ việc làm quen với môi trường, xây dựng các mối quan hệ. Đôi khi, một số người muốn chuyển nghề từ kinh doanh, kỹ thuật... sang tuyển dụng, nhân sự cũng sẽ cân nhắc ứng tuyển thực tập sinh nhân sự.

Thông thường, thực tập sinh nhân sự có thể đi làm không lương để học hỏi kinh nghiệm hoặc được trả lương theo thỏa thuận với nhà tuyển dụng.

Thực tập sinh tiếng Anh là gì? Thực tập sinh hành chính nhân sự là gì?

II. Thực tập sinh nhân sự làm những gì? Mô tả công việc thực tập sinh nhân sự

Nền tảng kiến thức, các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm của thực tập sinh nhân sự không giống nhau. Chức trách, nhiệm vụ, công việc của thực tập sinh nhân sự cũng có thể thay đổi trong quá trình thực tập thực tế. Một số nhiệm vụ phổ biến sẽ gồm có:

- Hỗ trợ các hoạt động hành chính nhân sự theo yêu cầu của người quản lý, giám sát trực tiếp: In ấn giấy tờ, tài liệu, nhập dữ liệu nhân viên, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị phòng họp, ghi biên bản cuộc họp...

- Đăng tin tuyển dụng, mô tả công việc trên các kênh như website tuyển dụng, mạng xã hội,...

- Hỗ trợ bộ phận nhân sự tìm ứng viên, nhận và sắp xếp CV xin việc nhận được, xóa bài đăng tuyển khi hết hạn

- Hỗ trợ thu thập thông tin về mức lương của vai trò, ngành nghề khác nhau trên thị trường, xu hướng tuyển dụng,... (Tuyển dụng là quá trình gồm nhiều bước sàng lọc, phỏng vấn để tuyển chọn những người có đủ năng lực đáp ứng công việc cho tổ chức, doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về tuyển dụng và những công việc cần thực hiện, bạn đọc có thể tìm hiểu định nghĩa đầy đủ về tuyển dụng trong bài viết này trên wikipedia.org.)

- Hỗ trợ tổ chức và chuẩn bị cho các sự kiện kết nối nhân viên tại công ty

- Thực hiện một số nhiệm vụ lễ tân, hành chính như chấm công, liên hệ ứng viên qua điện thoại, email.

Có thể thấy, công việc của thực tập sinh nhân sự không quá nhiều và hầu hết đều đóng vai trò hỗ trợ. Bởi vì bạn chưa thể hoàn toàn chịu trách nhiệm với công việc nên sẽ làm việc theo sự chỉ đạo của người giám sát, hướng dẫn.

Thực tập sinh nhân sự làm gì? Mô tả công việc thực tập sinh hành chính nhân sự chi tiết

III. Thực tập sinh nhân sự có thể ứng tuyển vào các công ty nào?

Trước đây, khi muốn xin việc thực tập sinh nhân sự, đa số mọi người đều nghĩ đến ứng tuyển vào bộ phận hành chính, nhân sự của các doanh nghiệp, tổ chức. Thế nhưng ngày nay, gửi CV vào các agency, công ty headhunt (săn đầu người) cũng là một lựa chọn không tồi. Mỗi môi trường sẽ có những đặc điểm khác nhau, đòi hỏi các kỹ năng khác nhau và những gì bạn học được cũng không giống nhau.

Thực tập sinh nhân sự trong nội bộ công ty, bạn được tiếp xúc với các công việc chính của người làm tuyển dụng và quản lý nhân sự, hành chính, hiểu cách vận hành của bộ phận và những tác động tới nguồn nhân lực của doanh nghiệp cũng như truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa công ty. Ngoài ra, bạn cũng sẽ được hướng dẫn hoặc yêu cầu học về cách chấm công, xử lý bảng lương, hoàn thành thủ tục hành chính, tìm hiểu về luật lao động, xây dựng chính sách quản lý nhân sự...

Trong khi đó, thực tập trong công ty cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự, headhunt thì định hướng lại khác. Thực tập sinh nhân sự theo hướng này sẽ có thêm kiến thức, kỹ năng để xây dựng hệ thống dữ liệu ứng viên tiềm năng, cách làm việc với nhà tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên theo các tiêu chí khác nhau, xây dựng mạng quan hệ, sử dụng các kênh săn nhân tài...

Vị trí ứng tuyển thực tập sinh nhân sự Mảng C&B, mảng đào tạo, tuyển dụng...

IV. Muốn trở thành nhân viên chính thức thực tập sinh nhân sự cần chú ý gì?

Khi làm thực tập sinh nhân sự, có lẽ chẳng mấy người chỉ muốn hoàn thành và lấy giấy xác nhận. Đa số mọi người đều coi đây là bước quan trọng để chuẩn bị sẵn sàng cho các cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Một số bạn được công ty giữ lại, chuyển lên làm chính thức trong các vai trò chuyên viên nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự... Vậy, khác biệt giữa các bạn thực tập sinh nhân sự được đánh giá cao, được trao cơ hội việc làm và các bạn khác là gì?

Muốn biết mình cần phải chú ý gì, thể hiện thế nào trong công việc để được chuyển chính thức, giữ lại hoặc mời làm việc, giới thiệu công việc phù hợp, thực tập sinh nhân sự phải hiểu được nhà tuyển dụng tìm kiếm những tố chất, năng lực như thế nào, có kỳ vọng ra sao với một nhân viên. Thường thì, họ sẽ giữ lại các bạn cho thấy đam mê và tiềm năng trong công việc, tháo vát, nhanh nhẹn.

Trong quá trình thực tập, thực tập sinh nhân sự nên tập trung vào:

- Hoàn thành tốt nhất các công việc được giao, dù là việc nhỏ nhất như in ấn, photo giấy tờ hay lưu trữ hồ sơ xin việc của ứng viên

- Chăm chỉ, chịu khó, cẩn thận, hỏi lại rõ ràng trước khi thực hiện công việc

- Chủ động, sáng tạo, đề xuất các ý tưởng mới (nếu có) để cải thiện tốc độ xử lý công việc hoặc các phương pháp tiết kiệm nguồn lực

- Ham học hỏi, cầu tiến, không ngại thử thách

- Nghiêm túc, kỷ luật

- Khéo léo trong giao tiếp và tương tác

- Kiên nhẫn, kết nối tốt với các anh chị, các bạn đồng nghiệp trong công ty

- Tìm hiểu về quy chế, chính sách tiền lương, luật Lao động, bảo hiểm,... vì tất cả đều quan trọng với công việc nhân sự

- Phát triển khả năng đa nhiệm, quản lý thời gian và sắp xếp công việc, lịch trình.

Những điều cần lưu ý để thăng tiến trong vai trò thực tập sinh nhân sự

Không quá khó để xin việc thực tập sinh nhân sự, tuy nhiên, nếu bạn muốn thực tập tốt, được nhận vào làm thì chắc chắn sẽ phải chứng minh được bản thân. Sự chăm chỉ, nỗ lực, niềm đam mê sẽ giúp bạn định hướng, rèn luyện các kỹ năng trở nên xuất sắc hơn. Nếu công việc thực tập của bạn kết thúc với lời mời, lời hứa hẹn cho một vai trò chính thức thì bạn có thể bắt đầu với vai trò của HR và thăng chức lên các vị trí cao hơn sau đó. (Để tìm hiểu rõ hơn về khái niệm HR, kỹ năng và cách để trở thành HR giỏi, bạn đọc có thể tham khảo nội dung bài viết HR là gì của codon.vn).

Tuyển dụng, nhân sự đã, đang và sẽ tiếp tục là một lĩnh vực hot, nhiều cơ hội. Theo đà phát triển, nhu cầu đối với các chuyên gia nhân sự có trình độ chuyên môn ngày càng tăng, thu nhập của các vai trò liên quan cũng tăng theo. Nếu như bạn thực sự có đam mê và có năng lực phù hợp, hãy bắt đầu tìm hiểu thực tập sinh nhân sự là gì và học tập từ vị trí của thực tập sinh nhân sự nhé.

Ngoài ra, để tổng hợp, nắm bắt nhiều thông tin hơn về tuyển dụng, nhân sự và nhiều thông tin liên quan, bạn có thể cập nhật tin tức tại chuyên mục Blog trên trang Codon.vn. Chúc các bạn thành công!