Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính ban hành ngày 17/9/2021, nhưng đến ngày 1/7/2022 mới có hiệu lực thi hành. Thông tư có nhiều nội dung đáng chú ý về hóa đơn điện tử mà cán bộ thuế và người nộp thuế cần phải hiểu rõ để triển khai thực hiện.

Thông tư 78/2021/TT-BTC - Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử mới nhất

* Danh mục từ viết tắt

- HĐĐT: Hóa đơn điện tử

- HHDV: Hàng hóa dịch vụ

- DN: Doanh nghiệp

1. Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

- Theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 78 thì thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 1/7/2022. Tuy nhiên nếu các DN, cơ sở kinh doanh có cơ sở công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu thì khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử trước 1/7/2022.

- Để đảm bảo cho thời hạn nêu trên, Bộ Tài chính đã ban hành Công văn 10847/BTC-TCT đề ra lộ trình 2 giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử cho các tỉnh, thành phố trên cả nước.

Chi tiết thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử theo thông tư 78 của Bộ tài chính

Chi tiết về lộ trình này, mời bạn đọc xem thêm tại bài viết Hướng dẫn lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử theo từng giai đoạn tại các tỉnh/thành phố trên cả nước.

2. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

- Bên bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử. Nhưng bên thứ 3 phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Có quan hệ liên kết với người bán;

+ Đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử;

+ Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

- Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) có nội dung cơ bản sau đây:

+ Thông tin bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;

+ Thông tin HĐĐT ủy nhiệm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

+ Mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm;

+ Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, trong đó phải ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền HHDV trên hóa đơn ủy nhiệm.

- Việc ủy nhiệm lập HĐĐT phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng HĐĐT.

Như đã đề cập ở trên, Thông tư 78/2021 được Bộ tài chính ban hành để hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế, nghị định 123 về hóa đơn điện tử, chứng từ. Nếu chưa hiểu rõ về nghị định này, doanh nghiệp cần tham khảo bài viết các lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 mà Codon.vn chia sẻ, tổng hợp trước đây.

3. Xử lý sai sót khi lập hóa đơn điện tử

- Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn việc tiếp tục xử lý sai sót HĐĐT các lần tiếp theo nếu sau khi xử lý lần đầu vẫn còn sai sót (hướng dẫn sửa lần đầu được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

- Việc xử lý được tiến hành theo nguyên tắc như sau:

(1) HĐĐT đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế, hoặc HĐĐT có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

=> Người bán lựa chọn thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn.

+ Thời điểm thực hiện: chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.

+ Mẫu thông báo đến cơ quan thuế: Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(2) Lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ.

=> Người bán hủy HĐĐT đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

(3) HĐĐT đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.

=> Hình thức lần xử lý tiếp theo giống như hình thức xử lý sai sót lần đầu.

(4) HĐĐT được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót

=> Chỉ thực hiện điều chỉnh mà không được hủy hoặc thay thế.

(5) Nội dung về giá trị trên HĐĐT có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh

Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78

Chú ý: Lập hóa đơn điện tử được hiểu là việc khởi tạo, lập, xử lý tài liệu giao dịch giữa các bên trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu muốn tìm hiểu thêm nhiều thông tin về vai trò, trách nhiệm và cách lập hóa đơn điện tử, bạn đọc có thể tham khảo thêm thông tin trên wikipedia.org qua bài viết này.

4. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

- Đối tượng áp dụng là DN, hộ, cá nhân kinh doanh đáp ứng điều kiện:

+ Nộp thuế theo phương pháp kê khai.

+ Có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

- HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo có các nội dung sau đây:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

+ Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

+ Tên HHDV, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Nếu tổ chức, DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

+ Thời điểm lập hóa đơn;

+ Mã của cơ quan thuế.

5. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Điều 4 Thông tư 78, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số.

- Ký tự đầu tiên là 01 chữ cái: chữ C hoặc K.

+ C: HĐĐT có mã của cơ quan thuế;

+ K: HĐĐT không có mã của cơ quan thuế;

- Hai ký tự tiếp theo là 02 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.

+ Năm lập xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

+ Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 => số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 => số 23.

- Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

+ T: HĐĐT do DN, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ D: Hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do DN, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ L: HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ M: HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT;

+ H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý, nếu không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu HĐĐT trong cùng một loại hóa đơn thì 02 ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn.

- Ví dụ: "1C22TAA" là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là HĐĐT do DN, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Như vậy Blog Codon.vn đã cùng bạn điểm qua một số nội dung đáng chú ý Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Là người quản lý doanh nghiệp, kế toán, bạn đọc cần đọc, tham khảo để thực hiện đúng quy định, đảm bảo cho quá trình sử dụng HĐĐT của mình.