Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán

Lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán là một trong các nghĩa vụ quan trọng của đơn vị kế toán thuộc các cơ quan nhà nước cũng như các doanh nghiệp. Để đảm bảo đầy đủ hồ sơ tài chính minh bạch, rõ ràng theo thời gian, doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Thời gian lưu trữ chứng từ là báo lâu? Thông tin về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán mới nhất

1. Các tài liệu kế toán, chứng từ kế toán phải lưu trữ.

Tại Điều 8, Nghị định 174/2016/NĐ-CP liệt kê ra 04 nhóm tài liệu kế toán phải lưu trữ như sau:

- Chứng từ kế toán.

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Như vậy, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán. Chứng từ kế toán bao gồm giấy tờ hoặc vật- là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Lưu ý:

- Tài liệu kế toán được lưu trữ phải là bản chính của từng loại, trừ một số trường hợp được sử dụng tài liệu kế toán sao chụp theo quy định tại khoản 1, Điều 9, Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

- Kể từ ngày 1/7/2022, các loại chứng từ kế toán giấy sẽ được thay thế bằng chứng từ điện tử. Để có thêm thông tin về loại chứng từ này và áp dụng vào chế độ kế toán của doanh nghiệp, bạn đọc có thể tìm hiểu thông tin về chứng từ điện tử trên wikipedia.org thông qua bài viết này

2. Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán.

2.1. Lưu trữ ít nhất 05 năm.

Đây là thời hạn lưu trữ được áp dụng đối với các loại tài liệu kế toán được quy định tại Điểm a, Khoản 5, Điều 41, Luật Kế toán và được quy định chi tiết tại Điều 12, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, cụ thể:

- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu? Tìm hiểu thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán loại 5 năm

Lưu ý:

- Thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu trên đây có thể hơn 05 năm nếu văn bản khác có quy định.

- Theo quy định của Luật kế toán, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT là một dạng của chứng từ kế toán và cần được lưu trữ. Tuy nhiên, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư số 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, kể từ ngày 1/7/2022, 10)% doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Thông tin về vấn đề này, bạn đọc có thể xem thêm trong bài hướng dẫn lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử của Codon.vn.

2.2. Lưu trữ ít nhất 10 năm.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm được áp dụng đối với các tài liệu kế toán được quy định tại Điểm b, Khoản 5, Điều 41 Luật Kế toán và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể:

- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư: tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

Lưu ý: Thời hạn 10 năm có thể kéo dài nếu văn bản pháp luật khác có quy định.

2.3. Lưu trữ vĩnh viễn.

Lưu trữ vĩnh viễn được áp dụng đối với các loại tài liệu kế toán được quy định tại Điểm c, Khoản 5, Điều 41 Luật Kế toán và được quy định chi tiết tại Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể:

* Đối với các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán Nhà nước.

- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được cơ quan có thẩm quyền phê chuẩn;

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;

- Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

* Đối với các hoạt động kinh doanh.

- Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Chú ý: Lưu trữ vĩnh viễn là quá trình lưu trữ cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên nhưng phải trên 10 năm.

Quy định lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán loại vĩnh viễn theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP

3. Một số vấn đề cần lưu ý về lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán.

3.1. Thời hạn phải đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 41 Luật Kế toán, thời hạn phải đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ là 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Thời hạn này là bắt buộc và nếu không thực hiện đúng thì sẽ bị áp dụng hình thức xử phạt cảnh cáo theo quy định tại Khoản 1, Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Cùng với quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán, Luật kế toán 2015 và các văn bản pháp lý liên quan còn quy định về các trường hợp được viết tắt trên hóa đơn kế toán. Bạn đọc có thể theo dõi bài các từ được viết tắt trên hóa đơn để nắm được thoogn tin về vấn đề này.

3.2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán.

Đối với các loại tài liệu kế toán thì thời điểm tính thời hạn lưu trữ sẽ có sự khác nhau, theo đó có 03 nhóm thời điểm được liệt kê theo quy định tại Điều 15, Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

- Đối với tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư: Thời điểm được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

- Đối với các tài liệu kế toán liên quan đến đơn vị như thành lập, chia, tách, sáp nhập, giải thể,..: Thời điểm được được tính từ ngày thành lập, chia, tách, giải thể,...

- Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ được tính từ ngày hoàn thành các thủ tục đó.

- Tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ được xác định từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

- Các tài liệu kế toán thuộc trường hợp lưu trữ ít nhất 05 năm, lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu kế toán còn lại lưu trữ ít nhất 10 năm: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

3.3. Hình thức lưu trữ tài liệu kế toán.

Có hai hình thức lưu trữ tài liệu kế toán:

- Lưu trữ trực tiếp bằng cách in ra giấy và lưu trữ tại kho của đơn vị đó.

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán đối với hình thức này phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị để đảm bảo tính an toàn trong quá trình lưu trữ.

- Lưu trữ trên phương tiện điện tử.Yêu cầu đối với hình thức này là an toàn, bảo mật thông tin và có khả năng tra cứu trong thời hạn lưu trữ.

Quy định về hình thức, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán mới nhất

3.4. Xử lý vi phạm các hành vi về lưu trữ tài liệu kế toán.

- Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm như sau:

+ Mất tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ:

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng → 10.000.000 đồng.

+ Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ nhưng chưa đến mức truy cứu TNHS:

Phạt tiền: 10.000.000 đồng → 20.000.000 đồng.

- Đối với cá nhân thực hiện hành vi hủy hoại hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi bổ sung 2017, với mức hình phạt lên đến 12 năm tù nếu có tình tiết tăng nặng.

Thông tin về thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và các văn bản pháp lý liên quan đã được Blog Codon.vn thông tin. Việc lưu trữ tài liệu kế toán là hoạt động bắt buộc đối với đơn vị kế toán, để đảm bảo được thời hạn lưu trữ, các đơn vị phải chú ý đến các điều kiện vật chất để thực hiện lưu trữ.