Quy định về thời hạn của bản sao y

Bản sao y được thể hiện một cách chính xác, đầy đủ nội dung từ bản gốc, do đó trên thực tế bản sao y được sử dụng khá phổ biến. Khi đó, người sử dụng cần phải lưu ý về thời hạn của bản sao y mà pháp luật quy định.

Hiệu lực của bản sao y là bao lâu? Tìm hiểu quy định về sao y bản chính, thời hạn của bản sao công chứng, chứng thực

1. Bản sao y là gì?

Định nghĩa "bản sao y" được quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

- Bản sao y là một hình thức bản sao từ văn bản gốc, được thể hiện một cách đầy đủ, chính xác về nội dung của bản gốc/bản chính.

- Bản sao y được trình bày theo thể thức, kỹ thuật theo quy định của pháp luật.

- Các hình thức bản sao:

+ Sao y từ văn bản giấy → văn bản giấy: chụp từ bản gốc/bản chính văn bản giấy → giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử → văn bản giấy: in từ văn bản điện tử (bản gốc) → giấy

+ Sao y từ văn bản giấy → văn bản điện tử: số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực là các cơ quan tư pháp nhà nước và các tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng). Để hiểu định nghĩa, quyền và nghĩa vụ của cơ quan này, bạn đọc có thể xem thêm qua bài viết này trên wikipedia.org.

2. Quy định về thời hạn của bản sao y.

Theo quy định của pháp luật, cụ thể tại Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đối với bản sao y bản chính được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính thì:

- Bản sao y có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong một số các giao dịch (trừ trường hợp có quy định khác).

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của pháp luật => Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch ( trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

=> Có thể thấy, hiện nay chưa có một quy định nào của pháp luật quy định về thời hạn của bản sao y, tuy nhiên bản sao y được chứng thực từ bản chính theo quy định của pháp luật chỉ có giá trị pháp lý (hiệu lực) khi bản chính còn hiệu lực.

Căn cứ vào tình hình thực tiễn, có thể chia thành 02 loại bản sao y: bản sao y có thời hạn và bản sao y vô thời hạn. Cụ thể:

- Bản sao y có thời hạn: là bản sao y đã được chứng thực tại các cơ quan có thẩm quyền từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như: CMND/CCCD, giấy xác định tình trạng hôn nhân,...

- Bản sao y vô thời hạn: là bản sao y đã được chứng thực tại các cơ quan có thẩm quyền từ các loại giấy tờ có giá trị vô thời hạn như: bằng đại học, bằng tốt nghiệp,...

- Đối với những bản sao y từ bản chính được chứng thực nhưng không đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền thì sẽ không có giá trị pháp lý đồng thời bị hủy bỏ theo luật định.

Thời hạn của bản sao y công chứng

Liên quan đến thủ tục hành chính công, Điều 45, 46 Luật lý lịch tư pháp 2009 cũng quy định chi tiết về trình tự, thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp theo yêu cầu cá nhân. Bạn đọc có nhu cầu muốn cấp Phiếu lý lịch tư pháp có thể đến trực tiếp cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc thực hiện online để tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.

3. Thủ tục chứng thực bản sao y

Căn cứ theo Phần II ban hành kèm theo Quyết định số 1329/QĐ-BTP, trình tự, thủ tục sao y bản chính được tiến hành như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Cá nhân, tổ chức có yêu cầu sao y bản chính thì chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

- Bản chính giấy tờ, văn bản cần sao y.

- Bản sao cần chứng thực.

Bước 2: Nộp hồ sơ.

Hồ sơ được nộp tại một trong các cơ quan sau:

- Phòng tư pháp.

- UBND cấp xã.

- Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

- Nếu hồ sơ hợp lệ => Giải quyết hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không hợp lệ => Yêu cầu bổ sung, hoặc từ chối giải quyết nhưng phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính => Người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra, đối chiếu với bản sao.

- Nếu nội dung bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

- Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 4: Trả kết quả.

- Thời gian thực hiện: trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với những trường hợp có tính chất phức tạp, có thể kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc/có thể kéo dài theo sự thỏa thuận bằng văn bản của người yêu cầu chứng thực và bên thực hiện chứng thực.

- Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Thủ tục chứng thực bản sao y theo Quyết định số 1329/QĐ-BTP

Chú ý: Liên quan đến vấn đề công chứng, chứng thực, Codon.vn đã chia sẻ bài công chứng mua bán nhà cần giấy tờ gì? Nếu cũng đang có nhu cầu chứng thực giấy tờ liên quan đến đất đai, tài sản gắn liền với đất, bạn đọc có thể bấm vào link bài viết để tìm hiểu thêm.

4. Chi phí khi sao y bản chính.

Người yêu cầu chứng thực nộp phí khi chứng thực theo các mức như sau:

- Chứng thực tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản.

- Chứng thực tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.

Trên đây là toàn bộ quy định về thời hạn của bản sao y theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP mà Blog Codon.vn muốn chia sẻ với bạn đọc. Có thể nói, bản sao y được sử dụng rất nhiều trong các giao dịch hiện nay, việc sử dụng bản sao y được chứng thực từ bản chính đã có những đóng góp không nhỏ trong việc cải cách thủ tục hành chính. Tuy nhiên trong một số trường hợp, khi sử dụng bản sao y thì cần phải lưu ý đến hiệu lực của bản chính.