Điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là "doanh nghiệp" hoạt động nghề nghiệp đặc thù, vì vậy, pháp luật đã đặt ra quy định về điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng công chứng, đòi hỏi các cá nhân phải thực hiện nhằm đảm bảo trật tự quản lý chung về tổ chức hành nghề công chứng.

Mở Văn phòng công chứng cần những gì? Quy định về điều kiện thủ tục mở văn phòng công chứng theo Luật công chứng 2014

1. Văn phòng công chứng là gì?

- Luật Công chứng năm 2014 không đưa ra khái niệm về văn phòng công chứng, tuy nhiên dựa trên các quy định liên quan, có thể hiểu: Văn phòng công chứng (VPCC) là tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập theo trình tự, thủ tục nhất định khi đáp ứng các điều kiện.

- VPCC hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp (thuộc quyền quản lý tư nhân), khác hoàn toàn với Phòng công chứng (là đơn vị sự nghiệp của Sở Tư pháp, thuộc quyền quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

- VPCC là nơi cung cấp dịch vụ công chứng, thông qua hoạt động của công chứng viên. Vì vậy, có thể nói, công chứng viên là "nguồn nhân lực" chính yếu, quan trọng nhất của VPCC.

Để hiểu, nắm bắt được quy định pháp luật về điều kiện thành lập, giải thể phòng công chứng (tổ chức được phép hành nghề công chứng tại Việt Nam), bạn đọc có thể tìm hiểu thêm trên wikipedia.org thông qua nội dung bài viết này).

2. Điều kiện thành lập văn phòng công chứng.

2.1. Điều kiện về loại hình công ty.

- Văn phòng công chứng chỉ được thành lập dưới loại hình công ty hợp danh, trong đó có ít nhất 02 hai thành viên hợp danh là công chứng viên và không được có thành viên góp vốn.

- Đây là nội dung được ghi nhận tại Luật Công chứng, Điều 22, Khoản 1.

Để hiểu rõ hơn quy định pháp luật về số vốn góp thành lập văn sự thành lập văn phòng công chứng dưới hình thức công ty hợp danh, mời độc giả bấm tham khảo tại bài viết chia sẻ vốn điều lệ mở văn phòng công chứng của Codon.vn.

2.2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật.

- Tên vị trí: Trưởng Văn phòng.

- Yêu cầu: Là công chứng viên hợp danh, có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

2.3. Điều kiện về tên gọi.

- Cấu trúc: Cụm từ "Văn phòng công chứng" + "họ tên của Trưởng Văn phòng/họ tên của một công chứng viên khác theo thỏa thuận".

- Yêu cầu: Tên không trùng, nhầm lẫn với tổ chức hành nghề công chứng khác; không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Lưu ý: Yêu cầu "không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục" có thể tham khảo thêm tại Thông tư 10/2014/TT-BVHTTDL (đã hết hiệu lực).

Điều kiện mở văn phòng công chứng, quy định về tên gọi thành lập văn phòng công chứng

2.4. Điều kiện về trụ sở.

Quy định tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP, đòi hỏi VPCC phải đáp ứng điều kiện về trụ sở như sau:

- Có địa chỉ cụ thể.

- Có nơi làm việc cho công chứng viên, người lao động có diện tích tối thiểu theo quy định tại Nghị định 152/2017/NĐ-CP.

- Có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu giữ hồ sơ.

2.5. Các điều kiện khác.

- Có con dấu không có hình quốc huy (Chỉ được sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập).

- Có tài khoản riêng.

- Được tự chủ tài chính bằng tất cả các nguồn thu hợp pháp.

Các điều kiện trên phải được chứng minh qua các văn bản có giá trị pháp lý và được đánh giá bởi UBND cấp tỉnh, Sở Tư pháp khi thành lập và đăng ký hoạt động.

Như đã đề cập ở trên, người đại diện theo pháp luật phải là công chứng viên hợp danh và có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm. Trong trường hợp đang là luật sư và muốn mở văn phòng công chứng để kinh doanh, cá nhân hành nghề Luật sư cần thực hiện theo quy định tại Nghị định 02/2008/NĐ-CP. Nội dung chi tiết, mời độc giả xem thêm trong bài Luật sư có được mở Văn phòng công chứng không để được giải đáp.

3. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng.

Để mở một VPCC, các công chứng viên phải trải qua 02 thủ tục: (1) Thủ tục thành lập và (2) thủ tục đăng ký được quy định tại Điều 23 Luật Công chứng 2014. Cụ thể như sau:

3.1. Mở Văn phòng công chứng cần những gì?

Các công chứng viên phải chuẩn bị hồ sơ đề nghị thành lập VPCC bao gồm:

- Đơn đề nghị thành lập VPCC (Mẫu TP-CC-08, Thông tư 01/2021/TT-BTP).

- Đề án thành lập phải thể hiện rõ tất cả các nội dung về điều kiện thành lập được nêu ở mục 2.

- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập VPCC.

Trình tự hồ sơ, thủ tục mở văn phòng công chứng mới nhất

3.2. Trình tự thực hiện mở văn phòng công chứng.

Quá trình thành lập văn phòng công chứng trải qua các giai đoạn sau:

- Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị tại UBND cấp tỉnh nơi đặt trụ sở VPCC.

- Bước 2: VPCC tiếp nhận, xem xét, quyết định cho phép thành lập VPCC nếu đủ điều kiện, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của các công chứng viên.

- Bước 3: VPCC đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi đã ra quyết định thành lập. Thời hạn: Tính từ ngày nhận được quyết định thành lập là 90 ngày.

+ Nội dung đăng ký: Tên gọi, họ tên Trưởng văn phòng, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có).

+ Hồ sơ đăng ký: Đơn đăng ký hoạt động (Mẫu TP-CC-09, Thông tư 01/20221/TT-BTP) và giấy tờ chứng minh về trụ sở, hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên.

- Bước 4: VPCC chính thức hoạt động.

+ Thời điểm: Được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

3.3. Thành lập văn phòng công chứng mất bao lâu?

- Để thành lập VPCC, thì thời gian tối đa là 20 ngày kể từ ngày UBND nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập, tuy nhiên, để VPCC chính thức hoạt động thì thời gian kéo dài hơn.

- Kể từ ngày nhận được quyết định cấp phép thành lập, VPCC có 90 ngày để đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp, vì vậy, nếu VPCC thực hiện các sớm thì VPCC càng nhanh được hoạt động.

- Thời gian giải quyết hồ sơ và cấp giấy đăng ký hoạt động cho VPCC chỉ mất 10 ngày, tính từ khi Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ hợp lệ của VPCC.

Nói tóm lại, để mở một VPCC mất tối đa 120 ngày (04 tháng).

4. Văn phòng công chứng có được mở chi nhánh không?

- VPCC không được mở chi nhánh. Đây là một trong các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định tại Điểm i Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014.

Với các điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng công chứng mà Blog Codon.vn chia sẻ ở trên, có thể thấy, thành lập văn phòng công chứng không phải là việc dễ dàng. Vì vậy, với những ai có dự định và mong muốn mở văn phòng công chứng, nên có sự chuẩn bị tâm lý, kinh tế và bằng cấp để chủ động thực hiện hơn.