Công văn giải trình về việc chậm đăng ký BHXH

Công văn giải trình về việc chậm đăng ký BHXH là văn bản được người sử dụng lao động gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội. Thông tin về mẫu công văn giải trình về việc chậm đóng BHXH và các nội dung liên quan sẽ được chuyên mục Bảo hiểm của Codon.vn chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Mẫu công văn giải trình chậm đăng ký bảo hiểm xã hội mới nhất

1. Mẫu công văn giải trình về việc chậm đăng ký BHXH.

* Mẫu số 1:

Mẫu số: D01b-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 1111/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 10 năm 2011 của BHXH Việt Nam)

* Mẫu số 2:

Sau khi giải trình việc chậm tham gia, chậm đóng BHXH và được cơ quan bảo hiểm xã hội chấp nhận, việc tiếp theo bạn cần làm là tải về mẫu TK1 - TS, mẫu tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT để kê khai thông tin người lao động tham gia BHXH hoặc chỉnh sửa một số thông tin về chức danh, nơi khám chữa bệnh đúng quy định.

2. Hướng dẫn viết công văn giải trình về việc chậm đăng ký BHXH.

2.1. Cách ghi công văn giải trình chậm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, mẫu số 1

(1) Ghi tên đơn vị sử dụng lao động theo Giấy tờ được cấp có thẩm quyền ban hành, như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty Cổ phần Hưng An.

(2) Ghi số hiệu công văn. Ví dụ: 12/2022/CV-HA

(3) Ghi địa danh, ngày tháng năm làm công văn giải trình. Ví dụ: Hà Nội, ngày 21 tháng 03 năm 2022.

(4) Ghi rõ tên cơ quan BHXH có thẩm quyền. Ví dụ: Bảo hiểm xã hội quận Nam Từ Liêm thuộc TP Hà Nội.

(5) Ghi mã số quản lý được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp.

(6) Ghi rõ địa chỉ trụ sở của đơn vị sử dụng lao động. Ví dụ: Số 12 Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.

(7) Ghi rõ nội dung giải trình. Ví dụ: Công ty cổ phần Hưng An đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho 05 người lao động kể từ ngày 21 tháng 03 năm 2022 với quỹ lương là 25.000.000 đồng. (có danh sách kèm theo)

(8) Nêu lý do chậm đóng bảo hiểm xã hội: Công ty cổ phần Hưng An là công ty khởi nghiệp, được thành lập vào cuối năm 2021, thời điểm đó, tình hình hoạt động công ty chưa ổn định, người lao động đều làm việc theo hình thức cộng tác viên, cho đến đầu năm 2022, lúc này công ty mới thực hiện giao kết hợp động có xác định thời hạn 01 năm với 05 người lao động. Nay công ty đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho nhân viên từ ngày 21/03/2022.

Công ty cam kết trước ngày 21/03/2022, công ty không sử dụng lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc và không thu bất cứ khoản BHXH nào.

(9) Ghi những loại tài liệu, giấy tờ kèm theo:

- Tờ khai đơn vị tham gia BHXH.

- Danh sách người lao động tham gia BHXH.

- Bảng kê thông tin.

2.2. Cách điền công văn giải trình về việc chậm đóng BHXH, mẫu số 2

Các nội dung ở mẫu 2 được viết tương tự như mẫu số 1, cần chú ý đến Mục 2 "Đề nghị cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ", ghi đúng thời gian đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, truy thu BHXH đúng quy định về số người, số tiền và thời gian truy thu.

Cách ghi mẫu công văn giải trình chậm đăng ký bảo hiểm xã hội mới nhất

3. Một số câu hỏi liên quan thường gặp.

3.1. Công văn giải trình chậm đăng ký BHXH được nộp ở đâu?

Cơ quan BHXH huyện/quận, tỉnh nơi đơn vị sử dụng lao động đăng ký hoạt động kinh doanh hoặc nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.

Chú ý: Thông tin chi tiết về giấy phép kinh doanh (văn bản ghi nhận ngày đăng ký kinh doanh lần đầu để xác thực năng lực pháp lý cho một doanh nghiệp) đã được chia sẻ trong bài viết này trên wikipedia.org, mời bạn đọc tham khảo để hiểu rõ quy định của Luật doanh nghiệp mới nhất về vấn đề này.

3.2. Thời hạn phải đăng ký BHXH của người sử dụng lao động?

30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động (hợp đồng làm việc), ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng.

Hiện nay dịch vụ công BHXH đã được triển khai, người lao động cũng như NSDLĐ có thể tham khảo để áp dụng các thủ tục BHXH nhanh chóng.

3.3. Chậm đăng ký BHXH có bị xử phạt không?

Câu trả lời: Có.

Tùy vào trường hợp cụ thể người sử dụng lao động có thể bị xử phạt về hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc hoặc chậm đóng BHXH bắt buộc.

- Nếu trốn đóng BHXH bắt buộc (chưa đến mức truy cứu TNHS) : Phạt tiền 50.000.000 → 75.000.000 đồng.

- Chậm đóng BHXH bắt buộc: Phạt tiền từ 12-15% tổng số tiền BHXH bắt buộc, tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Thời gian chậm đăng ký BHXH, cơ quan BHXH sẽ tiến hành truy thu BHXH bắt buộc.

3.4. Trình tự, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu như thế nào?

Bước 1: Người sử dụng lao động lập và nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH có thẩm quyền.

* Hồ sơ gồm:

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT.

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH.

- Bảng kê khai thông tin.

* Cách thức nộp hồ sơ:

- Qua đường bưu chính.

- Nộp trực tiếp.

- Qua giao dịch điện tử trên Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Nếu cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới thì thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Nhận kết quả: Sổ BHXH, thẻ BHYT.

Trên đây là toàn bộ thông tin về mẫu công văn giải trình về việc chậm đăng ký BHXH, cách ghi và thủ tục đăng ký. Chủ doanh nghiệp, bộ phận kế toán - hành chính nhân sự tại các cơ quan cần đọc, nắm bắt thông tin để áp dụng sử dụng vào thực tế doanh nghiệp mình.

Trường hợp số người lao động trong doanh nghiệp tăng lên, bộ phận nhân sự cần tiến hành khai báo lượng lao động tăng thêm với cơ quan bảo hiểm. Thông tin về trình tự các bước khai báo đã được Codon.vn chia sẻ trong bài thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, mời bạn đọc tham khảo.