Cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản theo NĐ 30/2020/NĐ-CP

Công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư được quy định rõ tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và những văn bản khác liên quan. Trong đó có nêu rất rõ về cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản theo NĐ 30/2020/NĐ-CP.

Tìm hiểu quy định về chữ ký trên văn bản, đóng dấu trên văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư từ ngày 05/3/2020.

1. Cách ký tên đúng luật vào văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Theo quy định của pháp luật, văn bản được hiểu là: "thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định"

- Có những loại văn bản thường gặp sau:

+ Văn bản chuyên ngành.

+ Văn bản hành chính.

+ Văn bản điện tử.

+ Văn bản đi.

+ Văn bản đến.

Các văn bản này phải được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và phải do cơ quan có thẩm quyền ký vào văn bản. Cách ký tên đúng luật vào văn bản được quy định cụ thể tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

1.1. Thẩm quyền ký tên vào văn bản

- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

+ Người có thẩm quyền ký tên vào văn bản do chính cơ quan, tổ chức đó ban hành là: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cấp phó.

+ Cấp phó có thể ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:

+ Người có thẩm quyền thay mặt tập thể ký tên vào văn bản do cơ quan, tổ chức đó ban hành là: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cấp phó của người đứng đầu.

+ Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể ký tên vào văn bản do cơ quan, tổ chức mình ban hành khi có sự ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Trường hợp đặc biệt:

* Ký thừa ủy quyền:

+ Thẩm quyền ký: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Lưu ý:

+ Đối với ký thừa ủy quyền thì phải được thực hiện bằng văn bản và trong đó nêu rõ về nội dung, thời gian được ủy quyền.

+ Người được ủy quyền ký thừa ủy quyền không được uỷ quyền cho người khác ký.

+ Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

Cách ký tên, đóng dấu văn bản chuẩn theo Nghị định 30

* Ký thừa lệnh:

+ Thẩm quyền ký: Người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức được giao ký thừa lệnh.

+ Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

+ Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Những người có thẩm quyền ký tên khi ban hành văn bản do cơ quan, tổ chức của mình ban hành đều là những người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những văn bản này. Những người ký văn bản phải chịu chịu trách nhiệm về những văn bản mà mình đã ký.

Tương tự, phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định cụ thể cách ghi số hiệu văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật. Thông tin chi tiết về cách ghi số hiệu từng loại hình văn bản theo quy định này đã được Codon.vn chia sẻ trong bài cách ghi số hiệu văn bản hành chính đúng chuẩn pháp luật, mời bạn đọc tham khảo để có thêm thông tin.

1.2. Cách ký tên văn bản

- Đối với văn bản giấy: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy phải được dùng bằng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai.

- Cách ghi quyền hạn của người ký văn bản:

+ Đối với trường hợp thay mặt tập thể để ký vào văn bản: phải ghi tắt "TM" vào trước tên tập thể, cơ quan, tổ chức đó.

+ Đối với trường hợp ký do được giao quyền cấp trưởng: phải ghi chữ viết tắt "Q" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó.

+ Đối với trường được ký thay: phải ghi chữ viết tắt 'KT" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó.

+ Đối với trường hợp được ký thừa lệnh: phải ghi chữ viết tắt " TL" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Đối với trường hợp ký thừa ủy quyền: phải ghi chữ viết tắt " TUQ" vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Cách ghi chức danh, chức vụ của người ký văn bản:

+ Người ký văn bản có chức vụ được Nhà nước quy định thì phải ghi rõ tên chức vụ trong văn bản.

+ Người ký văn bản có chức danh lãnh đạo trong tổ chức tư vấn là chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành.

+ Đối với những người ký văn bản có chức vụ, chức danh do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành thì phải ghi rõ chức vụ, chức danh của người ký văn bản.

+ Họ và tên của người ký văn bản gồm có: họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những

- Đối với văn bản điện tử: người có thẩm quyền ký văn bản dùng chữ ký số: hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản bản giấy, chữ màu xanh, định dạng Portable Network Graphic(.png) nền trong suốt, đặt cạnh giữa các chức vụ của người ký và họ tên người ký văn bản.

Việc ký tên vào văn bản hành chính Nhà nước phải do người có thẩm quyền ký và phải được thực hiện theo đúng quy cách mà pháp luật quy định.

Quy định về vị trí chữ ký trong văn bản theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ

Lưu ý: Mỗi văn bản quy phạm pháp luật được cơ quan nhà nước ban hành đều có một hiệu lực thi hành khác nhau. Nếu chưa có nhiều thông tin về hiệu lực này, bạn đọc có thể theo dõi bài cách xác định hiệu lực văn bản quy phạm pháp luật theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật để tìm hiểu.

2. Cách đóng dấu đúng luật vào văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trong công tác văn thư, sau khi soạn thảo văn bản hành chính Nhà nước ngoài việc có chữ ký của người có thẩm quyền thì còn phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cách đóng dấu như sau:

* Đối với văn bản giấy:

- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng mực dấu màu đỏ.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục: đối với trường hợp văn bản chính có các văn bản kèm theo hoặc có phụ lục.

- Dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi: quy cách đóng dấu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

* Đối với văn bản điện tử dùng chữ ký số: sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức để ký số các văn bản điện tử, bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức đó ban hành.

Lưu ý: Những quy định về về chữ ký đóng dấu theo Nghị định 30 kể trên là bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước từ ngày 05/3/2020. Các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và các cơ quan nhà nước khác căn cứ theo quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Những ai được đóng dấu lên chữ ký? Tìm hiểu quy định về đóng dấu tên theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Lưu ý: Con dấu (hay ấn, mọc) được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật ở đây được hiểu là vật đại diện pháp lý cho tổ chức, cơ quan, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ được pháp luật công nhận. Nếu muốn tìm hiểu nhiều thông tin hơn về cách phân loại con dấu, quy định sử dụng con dấu tại Việt Nam, bạn đọc có thể xem thêm trong nội dung bài viết này trên wikipedia.org.

3. Câu hỏi liên quan.

3.2. Thế nào là ký nháy?

- " Ký nháy" hay ký tắt là việc người có thẩm quyền ký văn bản nhưng không ký đầy đủ chữ ký mà ký tắt tại một số vị trí được yêu cầu.

- Vị trí, ý nghĩa của chữ ký nháy:

+ Chữ ký nháy hay xuất hiện ở cuối văn bản (sau dấu ./.): đây là chữ ký nháy của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản → xác định đã kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký chính thức ban hành văn bản.

+ Chữ ký nháy xuất hiện ở cuối cùng của "Nơi nhận" thuộc phần ghi tên đơn vị của nơi nhận văn bản: đây là chữ ký nháy của Chánh văn phòng → xác nhận đã kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, Blog Codon.vn đã chia sẻ toàn bộ thông tin về cách ký tên, đóng dấu vào văn bản hành chính theo NĐ 30/2020/NĐ-CP. Bạn đọc cần tham khảo để hiểu về cách ký tên, đóng dấu và hoàn thành tốt công tác văn thư tại tổ chức, doanh nghiệp mà mình công tác.