Cách ghi số hiệu văn bản hành chính đúng chuẩn pháp luật

Số hiệu của văn bản hành chính phải được trình bày theo quy định của pháp luật. Từ "Số" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Sau đây là cách ghi số hiệu văn bản hành chính đúng chuẩn pháp luật.

Cách ghi số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật, công văn,...

* Danh mục từ viết tắt

- QPPL: Quy phạm pháp luật

1. Số hiệu văn bản hành chính là gì?

- Số hiệu văn bản hành chính là cách gọi để chỉ số, ký hiệu của văn bản hành chính. Số hiệu phải được trình bày theo thể thức mà pháp luật quy định.

- Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì số, ký hiệu là thành phần chính trong thể thức văn bản hành chính.

- Ngoài ra, thể thức văn bản hành chính còn có những thành phần chính sau đây: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; địa danh và thời gian ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; nơi nhận.

Số, ký hiệu văn bản hành chính là gì? Được ghi theo cách nào?

Lưu ý: Văn bản hành chính (Việt Nam) là một loại văn bản quy phạm pháp luật mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, được sử dụng để cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Để hiểu thêm về loại văn bản này và cách phân biệt, bạn đọc có thể tham khảo định nghĩa chi tiết qua bài viết này trên wikipedia.org.

2. Cách ghi số hiệu văn bản hành chính đúng chuẩn pháp luật

Nội dung này được quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

2.1. Quy định viết số trong văn bản hành chính

- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

- Từ "Số" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

- Ví dụ: Số: 30/2020/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX

- Lưu ý: Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là "cơ quan ban hành văn bản" và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản => Phải lấy hệ thống số riêng.

Liên quan chủ đề pháp luật, Luật doanh nghiệp 2020 cũng quy định rõ về khái niệm cổ tức và cách tính cổ tức trả cho nhà đầu tư theo mỗi loại hình doanh nghiệp. Nếu thắc mắc không biết cổ tức là gì? Một số quy định về trả cổ tức thế nào? thì bài viết này của Codon.vn sẽ giúp bạn tìm được câu trả lời cho mình.

2.2. Quy định cách ghi ký hiệu văn bản hành chính

- Ký hiệu: Viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

- Ký hiệu của văn bản bao gồm:

+ Chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

+ Riêng trường hợp công văn, ký hiệu bao gồm: Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Ví dụ: 30/2020/NĐ-CP => NĐ là Nghị định (tên loại văn bản), CP là Chính phủ (tên cơ quan ban hành).

Công văn 238/BYT-KCB về hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng chế độ BHXH đối với người lao động điều trị Covid-19 => BYT là Bộ Y tế (Cơ quan ban hành công văn), KCB là chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (Cục quản lý khám chữa bệnh).

Số, ký hiệu của văn bản QPPL được ghi theo cách nào? Cách đọc số hiệu văn bản chi tiết

Theo quy định của Nghị định 08/2020/NĐ-CP thì vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp, chứng kiến và lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Mặc dù không thể thay thế các văn bản công chứng nhưng vi bằng lại được tòa án sử dụng để xử lý các vụ việc về dân sự. Để có thêm nhiều thông tin về loại hình văn bản này, bạn đọc có thể tham khảo nội dung bài viết Vi bằng là gì? Giá trị pháp lý của vi bằng đến đâu? do Codon.vn chia sẻ

2.3. Vị trí ghi số hiệu văn bản hành chính

- Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Cụ thể vị trí tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

Như vậy, văn bản hành chính được soạn thảo, ban hành phải đảm bảo các quy định về thể thức tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Ngoài ra các văn bản không phải văn bản hành chính cũng có thể áp dụng theo thể thức trình bày này. Ngoài ra, nếu muốn tìm hiểu thêm nhiều kiến thức về pháp luật Việt Nam, bạn đọc có thể tìm hiểu thêm tại chuyên mục Blog của Codon.vn.