Điều kiện sử dụng con dấu

Chúng ta dễ dàng nhìn thấy con dấu trên các văn bản giao dịch của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay tổ chức. Để được sử dụng con dấu như vậy, các đơn vị này phải đảm bảo các điều kiện luật định. Vậy điều kiện sử dụng con dấu là gì?

Điều kiện để được sử dụng con dấu, tìm hiểu quy định sử dụng con dấu mới nhất

1. Con dấu là gì? Các loại con dấu.

1.1. Con dấu là gì?

Con dấu được giải thích dưới góc độ pháp lý theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP là "phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước."

Như vậy, con dấu là vật mà không phải bất cứ ai cũng có thể sở hữu, nó được đăng ký, quản lý bởi cơ quan có thẩm quyền và chỉ có mục đích sử dụng là đóng trên văn bản, giấy tờ.

Để có thông tin đa chiều về "con dấu" cũng như nắm bắt thêm các thông tin về cách phân loại, quy định sử dụng con dấu tại Việt Nam, bạn đọc có thể xem thêm thông tin qua nội dung bài viết này trên wikipedia.org.

1.2. Các loại con dấu.

Cách phân loại con dấu có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau:

- Nếu dựa theo chủ thể thì có con dấu cơ quan, tổ chức (như con dấu của công ty, con dấu của Công an phường,...) và con dấu chức danh nhà nước (Con dấu của chủ tịch nước, con dấu của Thủ tướng chính phủ,..).

- Dựa trên đặc điểm của con dấu thì theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì có 03 loại con dấu:

+ Có hình Quốc huy. Con dấu này được sử dụng tại các cơ quan nhà nước như Quốc hội, Chính Phủ, Các bộ, Tòa án nhân dân,...

+ Có hình biểu tượng. Con dấu này được sử dụng ở cả cơ quan nhà nước lẫn các tổ chức kinh tế. Ví dụ: các logo được khắc trên con dấu của doanh nghiệp.

+ Không có hình biểu tượng. Đây là mẫu dấu phổ biến nhất, hầu hết được nhiều doanh nghiệp, tổ chức sử dụng.

Cũng dựa trên căn cứ pháp lý này, nếu căn cứ vào dạng sử dụng, thì sẽ có 04 loại dấu:

+ Dấu ướt.

+ Dấu nổi.

+ Dấu thu nhỏ.

+ Dấu xi.

Việc phân loại các con dấu là cách để nhà nước quản lý và dễ dàng nhận diện chủ thể dựa trên con dấu trong các văn bản, giấy tờ giao dịch.

Lưu ý: Con dấu được nhắc đến trên đây có: Hình tròn, mực giấy màu đỏ.

Con dấu là gì? Cách phân loại con dấu theo quy định pháp luật

2. Điều kiện sử dụng con dấu.

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải đáp ứng các điều kiện được ghi nhận tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cụ thể:

- Điều kiện 1: Chỉ được sử dụng khi có quy định về việc được phép sử dụng.

+ Trong văn bản quy phạm pháp luật.

+ Trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

- Điều kiện 2: Mẫu phải được đăng ký trước khi sử dụng.

- Điều kiện 3: Chỉ được sử dụng con dấu có hình Quốc huy khi được quy định trong các văn bản quy phạm:

+ Văn bản quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.

+ Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Điều kiện 4: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ có dán ảnh, niêm phong tài liệu: Được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

- Điều kiện 5: Chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp muốn sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp thì cần đảm bảo nguyên tắc:

+ Dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền.

+ Dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi thì tự quyết định.

+ Tổ chức kinh tế tự quyết định sử dụng thêm con dấu.

Tìm hiểu điều kiện để được sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước

Chú ý: Không chỉ quy định điều kiện sử dụng con dấu, Nghị định 99/2016/NĐ-CP cũng quy định chi tiết các trường hợp tổ chức, cá nhân được sản xuất con dấu. Để hiểu rõ hơn quy định pháp luật về vấn đề này, bạn đọc có thể theo dõi bài điều kiện sản xuất con dấu của Codon.vn.

3. Một số câu hỏi liên quan thường gặp.

3.1. Ai được sử dụng con dấu?

Chủ thể được sử dụng con dấu bao gồm cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước.

Trong đó, cơ quan, tổ chức bao gồm cơ quan nhà nước, các cơ quan của Đảng, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức tôn giáo,...

Chức danh nhà nước như Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ,...

3.2. Doanh nghiệp có được dùng con dấu có hình quốc huy?

Theo quy định Tại Điều 7, Nghị định 99/2016/NĐ-CP, thì doanh nghiệp không được dùng con dấu có hình quốc huy.

Chỉ có các cơ quan nhà nước được liệt kê ở Điều 7 và cơ quan nhà nước đáp ứng điều kiện 3 (được nêu ở mục 2) thì mới được sử dụng con dấu có hình quốc huy.

3.3. Doanh nghiệp có thể sử dụng 02 con dấu không?

Câu trả lời là: Có.

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức dấu của mình.

Đồng thời, tại Điểm c, Khoản 4, Điều 5, Nghị định 99/2016/NĐ-CP cho phép các tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu hay không.

Lưu ý: Sau khi sở hữu con dấu, người sử dụng con dấu cần nắm được quy định pháp luật về việc sử dụng con dấu trên các văn bản quy phạm pháp luật. Nếu chưa có nhiều thông tin về vấn đề này, bạn đọc có thể tìm hiểu thêm trong bài chia sẻ cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản theo NĐ 30/2020/NĐ-CP.

3.4. Sử dụng con dấu chưa đăng ký xử phạt như thế nào?

Căn cứ vào quy định tại Nghị định 144/2021/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu khi chưa đăng ký sẽ bị áp dụng mức phạt tiền: Từ 3.000.000 đồng → 5.000.000 đồng.

Hình thức xử phạt bổ sung: Tịch thu con dấu, nếu người nước ngoài vi phạm sẽ bị trục xuất.

Toàn bộ thông tin về việc điều kiện sử dụng con dấu và các câu hỏi liên quan đã được Blog Codon.vn chia sẻ. Có thể thấy, việc sử dụng con dấu có giá trị pháp lý vô cùng lớn, vì vậy, việc quản lý, sử dụng con dấu phải thực sự chặt chẽ, các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải tuân thủ đúng quy định về điều kiện sử dụng con dấu.